Come funziona, in 10 minuti
Copilota Clinico è un assistente clinico per studi psichiatrici. La sua promessa: tutti i dati clinici dei tuoi pazienti restano sul tuo Google Workspace, mai sui nostri server. Il prodotto fa il lavoro di documentazione — trascrizione, de-identificazione, bozze AI del diario, gestione consensi — e lascia a te il giudizio clinico finale.
Sotto trovi il percorso d'uso tipico: come è la tua giornata con Copilota dopo i primi 5 minuti di setup.
Setup iniziale, una sola volta
Al primo accesso un wizard di 3 step ti porta a:
- Connettere Google Drive (OAuth standard, scope ristretto a
drive.file: vediamo solo i file che l'app crea o che tu condividi esplicitamente). - Selezionare una cartella archivio su Drive che diventerà il contenitore dei fascicoli pazienti.
- Compilare il profilo studio (denominazione, indirizzo, email del titolare del trattamento). Questi dati vengono pre-iniettati nei moduli di consenso.
Durata: ~5 minuti se hai già Workspace. Se non ce l'hai, c'è la guida dedicata.
Crei (o importi) il primo paziente
Ogni paziente è una sottocartella dentro l'archivio. Puoi crearla da Copilota (l'app crea automaticamente la struttura canonica) oppure usare cartelle già esistenti su Drive: Copilota le riconosce e ci si attacca.
La struttura interna di ogni paziente:
00_Anagrafica_Consensi/(conDa_firmare/eFirmati/)01_Diario_Clinico/02_Referti/(referti originali)03_Referti_AI/(de-identificati)04_Terapia/05_Lettere_Certificati/06_Output_AI/07_Trascrizioni/(materiali temporanei)
Il nome cartella è scelto da te: nome+cognome, codice interno, pseudonimo — come preferisci.
Trascrivi il colloquio mentre lo svolgi
Apri la cartella del paziente, click su Trascrivi colloquio, click su Avvia registrazione. Il microfono cattura il colloquio.
Quello che succede sotto:
- L'audio viene catturato in chunk di 45 secondi e inviato a Google Speech-to-Text V2 in EU (Chirp 3, ottimizzato per italiano clinico)
- Vedi il testo apparire in tempo reale, blocco dopo blocco
- Ogni blocco ha un indicatore di affidabilità e un pulsante 🚩 per segnalare errori
- Quando finisci, il colloquio si chiude: niente audio resta come registrazione stabile
Disclaimer trasparente: il consenso che firmi col paziente dichiara «acquisizione audio temporanea, non conservata come registrazione stabile». L'audio raw e la trascrizione grezza vengono cancellati automaticamente entro 24 ore dal colloquio.
De-identifichi il testo (Cloud DLP)
Cliccato Prepara privacy, Google Cloud DLP analizza la trascrizione e sostituisce nomi, indirizzi, numeri di telefono, codici fiscali, email e altri identificativi con etichette (es. [NOME]).
Vedi un confronto prima/dopo a lato. Eventuali identificativi non catturati automaticamente puoi aggiungerli a mano nel campo «Identificativi manuali».
Niente promesse di «anonimato assoluto»: il documento resta collegato al fascicolo del paziente. Quello che facciamo è de-identificazione operativa per ridurre l'esposizione prima dell'invio all'AI.
Generi una bozza AI strutturata
Scegli il tipo di documento clinico che vuoi: Riassunto seduta, Nota aggiornamento, Valutazione, Piano terapeutico, Consulenza, Lettera dimissione. Click Genera bozza.
Google Gemini 2.5 Pro (in europe-west1) riceve il testo de-identificato e genera la bozza secondo il template scelto. La bozza viene salvata nella cartella corretta del paziente (es. Diari_AI_Da_Validare).
La bozza è una bozza. Non sostituisce il tuo giudizio clinico. Va sempre revisionata, corretta, validata. È esplicitamente etichettata come documento di lavoro, non come documento clinico finale.
Rivedi, correggi, validi
La bozza appare nell'editor. La leggi, la modifichi, ci aggiungi quello che sai tu del paziente ma l'AI non poteva sapere. Quando sei soddisfatto, click Valida.
A questo punto:
- Il documento finale viene salvato in
Diari_AI_Validati(resta lì come storico clinico) - I file tecnici temporanei (trascrizione grezza, de-identificata, bozza intermedia) vengono cancellati al ciclo di cleanup successivo
- L'evento viene registrato nel Registro clinico paziente-specifico (audit log GDPR Art. 30)
Gestisci i consensi paziente
Dentro la cartella paziente trovi la sezione Moduli paziente & consensi. 10 moduli canonici (Informativa privacy, Presa visione, Presa in carico, Terapia psicofarmacologica, Trascrizione/AI, Comunicazioni, Telemedicina, Minori/tutori, Revoca, Ricevuta).
Per ognuno:
- Click Genera → produce un PDF pre-compilato con dati paziente + studio
- Firma su dispositivo → tablet con canvas: paziente e medico firmano, PDF firmato salvato in
Firmati/ - Oppure Carica PDF firmato → per chi firma su carta e scansiona
- Revoca sempre possibile, con effetto per il futuro
I testi dei moduli sono fonte canonica del pacchetto documentale dello studio psichiatrico — niente testi paralleli, niente improvvisazioni legali.
Tracci tutto nel Registro clinico
Ogni operazione rilevante sul paziente (trascrizione avviata, bozza generata, consenso firmato, terapia validata, ecc.) viene tracciata nel Registro clinico del paziente. Solo metadati: data, ora, tipo evento, conteggi tecnici. Niente testo clinico, niente dati sensibili.
Il Registro è esportabile come PDF firmato con:
- Identità del medico (nome, email, tenant)
- Identificatore paziente (codice cartella)
- Tabella eventi cronologica
- Hash SHA-256 di integrità (per verifica anti-manomissione)
- Conformità GDPR Art. 30
Dove vanno i dati, in sintesi
- 📁 File clinici (referti, bozze, diari validati, consensi firmati) → sempre sul tuo Google Drive, mai sui nostri server.
- 🎙️ Audio del colloquio → transitorio in Speech-to-Text EU, cancellato dopo trascrizione. Mai conservato come registrazione stabile.
- 📝 Trascrizione grezza/de-identificata → temporanea su Drive, cancellata automaticamente entro 24h.
- 🗃️ Metadati operativi (ID cartelle, audit log, sessioni) → Cloud SQL su europe-west8. Nessun contenuto clinico in chiaro.
- 🤖 AI processing (DLP, Gemini) → Google Cloud EU, sotto DPA Art. 28.
Elenco completo dei sub-responsabili: /sub-processors. Informativa privacy completa: /privacy.
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Trial 14 giorni senza carta. Serve un account Google Workspace. Non ce l'hai?