Come funziona, in 10 minuti

Ogni paziente è una sottocartella dentro l'archivio. Puoi crearla da Copilota (l'app crea automaticamente la struttura canonica) oppure usare cartelle già esistenti su Drive: Copilota le riconosce e ci si attacca.

La struttura interna di ogni paziente:

• 00_Anagrafica_Consensi/ (con Da_firmare/ e Firmati/)
• 01_Diario_Clinico/
• 02_Referti/ (referti originali)
• 03_Referti_AI/ (de-identificati)
• 04_Terapia/
• 05_Lettere_Certificati/
• 06_Output_AI/
• 07_Trascrizioni/ (materiali temporanei)

Il nome cartella è scelto da te: nome+cognome, codice interno, pseudonimo — come preferisci.

Apri la cartella del paziente, click su Trascrivi colloquio, click su Avvia registrazione. Il microfono cattura il colloquio.

Quello che succede sotto:

• L'audio viene acquisito temporaneamente e inviato, a segmenti, a un modello di intelligenza artificiale per la trascrizione (Gemini 2.5 Flash) ospitato nell'Unione Europea
• Il testo compare progressivamente man mano che i segmenti vengono trascritti; la parte finale appare quando premi Stop
• Puoi rivedere e correggere il testo prima di usarlo
• Quando finisci, il colloquio si chiude: niente audio resta come registrazione stabile

Disclaimer trasparente: il consenso che firmi col paziente dichiara «acquisizione audio temporanea, non conservata come registrazione stabile». La trascrizione integrale viene cancellata automaticamente entro 3 ore dall'inizio della seduta. Non esiste una copia de-identificata del colloquio: dal 5/8/2026 non viene più creata. La bozza clinica, invece, resta finché non la validi o non la scarti.

Prima di generare la bozza rileggi la trascrizione e indichi tu, nel campo «Identificativi manuali», le parole da sostituire con [IDENTIFICATIVO]: un cognome, un indirizzo, il nome di un familiare.

Sul colloquio non gira alcuna de-identificazione automatica, ed è una scelta motivata (5/8/2026). Lo stesso fornitore AI ha già ricevuto l'audio, con dentro i nomi pronunciati a voce: ripulire il testo dopo non toglie nulla a chi ha già sentito la voce. In compenso lo strumento automatico storpia i termini clinici — e un errore che entra in cartella è a sua volta un rischio per il paziente.

La de-identificazione automatica resta dove serve davvero: sui referti e documenti che carichi. Lì il testo non è mai passato dall'AI prima, e ripulirlo riduce l'esposizione per davvero.

Niente promesse di «anonimato assoluto»: il documento resta collegato al fascicolo del paziente.

Scegli il tipo di documento clinico che vuoi: Riassunto seduta, Nota aggiornamento, Valutazione, Piano terapeutico, Consulenza, Lettera dimissione. Click Genera bozza.

Google Gemini 2.5 Pro (in europe-west1) riceve il testo — la trascrizione con le tue eliminazioni manuali, oppure un contenuto clinico già validato e de-identificato — e genera la bozza secondo il template scelto. La bozza viene salvata nella cartella corretta del paziente (es. Diari_AI_Da_Validare).

La bozza è una bozza. Non sostituisce il tuo giudizio clinico. Va sempre revisionata, corretta, validata. È esplicitamente etichettata come documento di lavoro, non come documento clinico finale.

La bozza appare nell'editor. La leggi, la modifichi, ci aggiungi quello che sai tu del paziente ma l'AI non poteva sapere. Quando sei soddisfatto, click Valida.

A questo punto:

• Il documento finale viene salvato in Diari_AI_Validati (resta lì come storico clinico)
• La trascrizione integrale viene cancellata entro 3 ore dall'inizio della seduta (non esiste una copia de-identificata del colloquio)
• L'evento viene registrato nella Cronologia del caso

Dentro la cartella paziente trovi la sezione Moduli paziente & consensi. 17 moduli canonici: i dieci generali (Informativa privacy, Presa visione, Presa in carico, Terapia psicofarmacologica, Trascrizione/AI, Comunicazioni, Telemedicina, Minori/tutori, Revoca, Ricevuta), il consenso off-label, l'interruzione della presa in carico e i cinque moduli di rischio per farmaco (litio, clozapina, topiramato, valproato, disulfiram).

Per ognuno:

• Click Genera → produce un PDF pre-compilato con dati paziente + studio
• Firma su dispositivo → tablet con canvas: paziente e medico firmano, PDF firmato salvato in Firmati/
• Oppure Carica PDF firmato → per chi firma su carta e scansiona
• Revoca sempre possibile, con effetto per il futuro

I testi dei moduli sono fonte canonica del pacchetto documentale dello studio psichiatrico — niente testi paralleli, niente improvvisazioni legali.

Ogni operazione rilevante sul paziente (trascrizione avviata, bozza generata, consenso firmato, terapia validata, ecc.) viene tracciata nella Cronologia del caso del paziente. Solo metadati: data, ora, tipo evento, conteggi tecnici. Niente testo clinico, niente dati sensibili.

Il Registro è esportabile come PDF firmato con:

• Identità del medico (nome, email, tenant)
• Identificatore paziente (codice cartella)
• Tabella eventi cronologica
• Hash SHA-256 di integrità (per verifica anti-manomissione)
• Tracciabilità di accessi e attività